COMPTE-RENDU DU FORUM SIRIUS 2018

Sirius et Le Quartz

Le Quartz Scène Nationale de Brest s'équipe de Sirius en 2001 et du module de vente en ligne en 2011. L'ouverture des abonnements en septembre a lieu le même jour en ligne et au guichet. Le Quartz propose des formules d'abonnement à partir de 4 spectacles ainsi qu'une carte Quartz. Deux festivals annuels, DãnsFabrik, et NoBorder, ponctuent ses saisons

Remerciements

Toute l'équipe Sirius remercie chaleureusement les équipes du Quartz et Centre des Congrès de Brest.

Matthieu Banvillet, directeur du Quartz depuis 2011 a accueilli les participants par un mot de présentation et de bienvenue.

Jean-Yves Crochemore, directeur de la communication du Quartz, a partagé avec l'assemblée ses retours sur une démarche innovante. En collaboration avec "La Belle Ouvrage", société specialisée dans l'accompagnement de structures culturelles en quête de redynamisation, le Quartz s'est lancé dans une entreprise de restructuration des méthodes de travail et des services.

Enfin, un dernier merci aux autres membre de l'équipe et aux techniciens pour leur professionnalisme à toute épreuve.

Les structures présentes au Forum Sirius 2018

Visualisez la liste complète des participants 2018.

ATELIERS

12 ateliers d'une heure pour s'informer, apprendre et se perfectionner sur Sirius

Cliquez dans les zones de votre choix pour afficher le plan et/ou compte-rendu de l'atelier

TABLES RONDES

Table ronde 1 : Autour de la réservation des groupes

RAPPORT TABLE RONDE 2
RESERVATION DES GROUPES

Cette Table Ronde a rassemblé une quarantaine de participants.

Les échanges ont porté sur les réservations des groupes scolaires et CE.
L'idée étant d'établir un cahier des charges pour le développement d'outils spécifiques pour cette partie de la billetterie.

RESERVATION DES SCOLAIRES

Il apparaît que l'ensemble des responsables du secteur Scolaire dans les théâtres se trouvent confrontés à une demande plus importante que l'offre de places destinées aux scolaires. Très vite, se pose la question de la hiérarchisation des demandes en fonction de critères qualitatifs (participation d'une classe à un projet, implication de l'enseignant dans la structure, etc...)

Outils souhaités dans Sirius

Pré-saisie des demandes via des places en attente (sur le spectacle ou la séance)

Etablissement de la liste des demandes par spectacle / établissement

Nécessité de faire apparaitre sur ces listes les critères suivants :
- Projet annexe lié au spectacle
- le niveau de la classe,
- sa situation en Zone d'éducation prioritaire
- Transport en bus
- Elèves en situation de handicap
- impossibilité dans l'agenda de la classe sur certaines dates (piscine le jeudi apm...)
- critère géographique (hors commune, etc...)
- Nom de l'enseignant
- Spectacles déjà attribués sur la saison

Et parfois la notion de 1er choix, 2nd choix, etc... (sur les différentes séances d'un spectacle voir sur les spectacles.
Exemple : la classe souhaite voir en priorité le spectacle A, en 2nd choix le spectacle B, etc...

Cette fonctionnalité a été développée dans certaines structures mais nécessite actuellement une personnalisation importante.
Elle est utilisée par exemple à Très-tôt-Théâtre (Quimper), un export excel des demandes est généré trié par établissement puis par spectacle, etc....

- Une fois l'attribution des places décidée, saisie des places dans Sirius.
Ici, une demande de simplification de placement sur les séances est demandée
=> dans l'idéal, une grille apparaît, je coche la séance attribuée, Sirius placerait automatiquement la classe sur la séance.
Egalement offrir la possibilité de revenir en arrière de façon simple avec réenregistrement des places en attente si volte-face...

- Edition d'un récapitulatif par classe, par établissement, par séance, etc.... qui sert de confirmation adressée aux professeurs ou aux établissements.

Il a été évoqué ici le problème de la double saisie, car dans certains théâtres les RP préfèrent utiliser un autre outil (tableur Excel par exemple) pour saisir les réservations. la billetterie se chargeant ensuite de la saisie dans Sirius.

A cet effet, outil de la fiche Etablissement ou Professeur qui permet de saisir sur la fiche concernée des informations concernant les réservations (paiement par Mandat Administratif, transport en bus, etc...). ces informations saisies par les RP peuvent ensuite être facilement consultées par la billetterie.
L'idée étant de faire circuler aisément une information.

PROPOSER LA RESERVATION EN LIGNE AUX ENSEIGNANTS

Certains ont évoqué ce besoin, dans le but d'une pré-saisie des voeux des enseignant via un portail dédié de la vente en ligne.
Le responsable dans le théâtre validerait ensuite ces voeux au cas par cas.

Sur ce portail devraient être saisies les informations suivantes :
Fiche établissement
Fiche enseignant
Moyens de transport
Niveau de la classe
Nb d'élèves
Nb accompagnateurs
Nb accompagnateurs payant
Projets auxquels souhaite participer l'enseignant
Critère ZEP / milieu rural / etc..

1er choix de spectacle (avec 1er choix de date, 2nd choix...)
2nd choix spectacle (avec 1er choix de date, 2nd choix, etc...)

Remarques (sous forme de texte libre) : pas de séance le jeudi apm car séance de sport, etc...

Possibilité de joindre un document type lettre de motivation ou de saisir un texte.

La commande se chargerait dans Sirius enregistrée sur un fiche Contact au nom de l'enseignant, rattaché à l'établissement scolaire. Les places seraient en attente de validation (donc colonne en attente dans le calendrier Sirius).

Dans Sirius ensuite, offrir la possibilité d'éditer les listes ou les export dans Excel de l'ensemble des demandes pour constituer une aide à la décision d'attribution des places.

Traitement des commandes : validation de la demande par choix de la séance attribuée sur une grille de saisie.

INDIVIDUALISER LES PARCOURS ?

Plus on monte dans le niveau des classes, plus on souhaite individualiser le parcours (notamment pour certains profils d'élèves type Option théâtre).

Actuellement dans Sirius, on peut utiliser plusieurs outils :

- Saisie via le panier ou via Magellan (20 abonnements répertoriés d'un coup)

- Fonction Divise qui permet d'éclater une commande de classe en 25 commandes répertoriée.
            Si la commande est réglée, les commandes ainsi générées seront automatiquement payées en report.
            Si présence d'une commande Relais sur la fiche de la classe, les commandes seront automatiquement relayées.

- Fonction _Collectif qui permet de laisser la commande du Groupe au nom de l'enseignant mais de noter via une action lien "_Collectif" les fiches des élèves ou des membres du groupe.
Notamment utilisé pour les co-abonnés au Théâtre de la Ville.
Les membres du Groupe ont une action qui pourra être filtrée dans des sélections liées à la saison, mais la commande n'est pas enregistrée sur leur fiche.
Permet d'individualiser les parcours tout en gardant une commande de groupe.
Un formulaire en ligne va permettre au responsable du collectif de saisir, d'année en année, l'évolution de son groupe en reprenant les identités des membres du groupe de l'année précédente et en rajoutant les nom et email des nouveaux. A charge du RP de dédoublonner les nouveaux avec le fichier existant, le relais n'ayant pas accès au fichier Sirius).

- Fonction Relais qui permet de relayer l'ensemble des commandes d'un groupe dans une commande Relais. Des maquettes d'analyse de ces commandes permettent ensuite d'éditer un bilan complet : RelaisCmd, relais, lstrelais.

Durant cette table ronde, il a été convenu qu'il était difficile de demander à l'enseignant de lister lors d'une résa en ligne tous ses élèves... au risque de le faire fuir à grands pas devant la masse d'informations à renseigner.

Il est à noter que certains ont évoqué le fait que bien souvent ces fiches d'élèves devenaient au bout d'un ou deux ans des fiches "éteintes" sans aucune action dessus, car les élèves ne fréquentent plus forcément le lieu, ou ont bougé vers d'autres horizons (université, etc...)

RESERVATION EN LIGNE OUVERTE AUX RESPONSABLES DE CE

Le responsable du CE va saisir en ligne les commandes de son CE. Pas de personnalisation des commandes, juste des commandes de groupe avec accès à un tarif spécifique. Accès à la plateforme via un code.

RESERVATION OUVERTE AUX MEMBRES D'UN CE VIA UN CODE D'IDENTIFICATION

Chaque responsable de groupe va transmettre à ses membres un lien avec un code, qui va lui permettre d'accéder à une page d'identification. Le membre du Groupe crée sa fiche et peut ensuite accéder à la réservation à un tarif avantageux. Il paie sa commande en ligne. sa commande arrive dans Sirius relayée au nom du CE.

Cette fonctionnalité est utilisée par exemple à Anthéa, théâtre d'Antibes.

Certains ont souhaité laisser la possibilité aux membres d'un groupe de ne pas payer en ligne, mais plus tard via une facturation établie par le théâtre. Nous mettons en garde contre les réservations non payées ensuite car non finalisées.
Certains d'entre vous ont également une pression de leurs directions sur les commandes de collectivités non réglées, qui occupent des places. Comment gérer raisonnablement un délai de paiement ? Envoi d'un lien de paiement via Sirius  (module paieweb) ?

A noter, qu'actuellement nous réfléchissons à la mise en place du paiement partagé via internet. Une personne dans un groupe d'amis réserve plusieurs places, et au moment de payer, va saisir les coordonnées mail des personnes qui l'accompagnent. Chacun recevra ensuite un mail l'invitant à régler sa place. En cas de non paiement par les amis au bout d'un certain délai, l'internaute qui a réservé sera débité du solde restant à payer... Cet outil aurait pour but de faciliter la réservation des groupes d'amis et des abonnements à plusieurs en début de saison.

L'équipe Sirius s'attache à synthétiser ces diverses demandes, afin d'établir des priorités de développement et se tient à votre disposition pour en discuter avec vous.

Table ronde 2 : du traitement des données spectateurs

Cette table ronde a réuni une quarantaine de participants : RP, responsables billetterie, Communication.

Les discussions ont permis de s'interroger sur la valeur que représentent les données liées au spectateurs. Il est globalement ressorti des échanges que Sirius devait aider ses utilisateurs à accéder plus facilement aux données, et mieux comprendre les données fournies.

VOS DONNEES, UNE RICHESSE

Les discussions ont commencé par l'évocation des enjeux économiques liées aux données : les maîtriser, c'est potentiellement améliorer la fréquentation du public et de fait, le CA.

OBPX : rappelle qu'aux Bis de Nantes, des débats autour du sujet traduisait l'engouement actuel sur la question des données. Selon OPBX, certains acteurs jouent sur la peur de baisses des recettes, présentent le CRM comme une solution miracle et présentent leurs services d'analyses et de retraitements des données comme une réelle plus-value.

Evocations de ces nouveaux acteurs spécialisés en traitement des données (Arénamétrix, Pim's...), qui proposent des services de traitements des informations éparses dans le logiciel et valorisent ces dernières dans des mises en formes actuelles et agréables, directement lisibles et parlantes, notamment, quand il s'agit de les fournir à des tiers (direction, communication...). Comment Sirius pourrait-il systématiser un partenariat avec ces acteurs du "Big Data" afin de rationaliser les informations délivrées ? ou en tout cas, pour en améliorer la pertinence ?

Sorte d'attrait des informations "clés en main", livrables à la direction, peut-être plus familière ou plus demandeuse des formes des données livrées (camemberts, diagrammes etc.) . Cet attrait rejoint l'habitude désormais bien ancrée de fréquenter des média sociaux qui nous informent aussi facilement sur la portée de telle photo ou commentaire postée que sur une action menée (exemple invitation à événement).

En résumé, il apparaît que derrière ces interrogations sur les pourvoyeurs de données connus (réseaux sociaux), se profile une question : comment pourrait-on appliquer une logique "Facebook" ou "grand public" de traitement de ses données pour dynamiser les analyses menées (sur le fichier, ou concernant les bilans) et mieux cibler les actions en direction des publics. Comment par exemple, comme sur les réseaux sociaux, toucher facilmeent les" publics similaires" (intérêt commun pour un spectacle ou événement ?).

Le constat est que l'évolution des métiers demandent des compétences nouvelles qui se rapprochent de celles des statisticiens. La question soulevée par le Croix-Rousse est, en définitive : comment aider les utilisateurs de Sirius à mieux saisir les spécificités des données issues du secteur culturel. Nous avons besoin d'informations, en effet, mais en phase avec notre secteur d'activité et nos métiers.

DES DONNEES AUX INDICATIONS

Quartz : les attentes en terme de données et chiffres ne sont pas les mêmes en fonction des spectacles.

Volcan : Ces services de traitement des données donnent par exemple des infos sur le moment d'achat des spectacles au cours de la journée. Comment cette information peut-elle être exploitée ?

OPBX : Comment aider notre direction à savoir les données qu'ils veulent ? Car, une fois des statistiques géographiques fournies, quelles données sont réellement pertinentes pour affiner les actions en direction des publics ?

La Croix-Rousse : Comment le logiciel peut nous aider à définir des objectifs et analyser si ces objectifs sont tenus ? Comment comprendre ce qui a permis de faire venir le public sur un spectacle ? Comment les développeurs et autres spécialistes de Sirius peuvent mettre en place un système ou une logique de recherche qui aiderait les théâtres à savoir ce qu'il cherchent (dans cette mer de données).

Concrètement, la question est : comment obtenir (+ facilement que par la méthode traditionnelle des filtres dans Sirius) combien de nouvelles fiches sont créées à l'occasion d'un spectacle en particulier ?

Adeline - Grand R : Impression que les données demandées par les théâtres sont assez semblables. Idée d'établir une liste ou un cahier des charges sur les données souhaitées, liste qui serait ensuite transmise à Sirius pour développements.

Biennales : rappelle que le terme "marketing", dans le secteur culturel est parfois encore mal considéré. Nous sommes à un moment charnière où les données ne sont plus d'ordre informative mais participer au développement économique. + Les informations ne doivent pas être une chasse gardée, mais partagée entre les différentes services.

Anthéa : que l'on puisse avoir plus facilement les infos en remontant dans le temps (comment comparer (+ facilement qu'il n'est possible actuellement) les ventes sur une journée d'ouverture des abonnements par exemple ? )

OPBX : il faut maîtriser les demandes de la directions qui globalement se résument en 3 points : les recettes, le remplissage, et le "non-public" (le public non habituel).

Comment (ou devrait-on ?) établir un lien entre une hausse significative des ventes pour un spectacle sur une journée A, un taux anormalement élevé de spectateurs venant d'un quartier particulier, et la météo du jour ?

En définitive, la demande porte sur la nécessité d'une meilleure intuitivité du logiciel. Que ce dernier puisse devenir prescripteur et extraire le sens (économique, remplissage, public) intrinsèque des données. Il est souhaité que Sirius puisse permettre une meilleure interactivité des informations (comment aisément faire le lien entre des données apparemment éparses ?

Comment aider l'utilisateur à extraire non seulement des données (nombre de spectateurs, nombre payants/tarifs gratuits, chiffre d'affaire, nombre d'abonnés, nombre de spectateurs...) mais surtout un sens, des indicateurs, des prévisions.

Grand R : que la liste des maquettes d'état commence par être plus affriolante

OPBX : Défaut de notre logiciel qui, à cause d'un design peu attractif des infos livrées ne facilitent ni leur lecture ni des rapprochements. Nécessité de retraiter les données pour les livrer à la direction sous une forme plus agréable.

LD : mise en place de mini Forum régionaux qui permettraient, en réunissant des personnes ciblées (intérêt autour d'un même sujet, comme une table ronde), d'avoir une veille sur les besoins et d'orienter de manière plus précise les priorités de développement.

Suite à cette table ronde, l'idée serait de centraliser les demandes des théâtres au cours d'une réunion pratique où on établirait exactement les demandes à faire à Sirius.

La Coursive : note que la question des données peut révèler des climats de mésentente entre différentes services au sein du théâtre. Les services de communication sont en demande d'une information facilement interprétable et sur la nécessité de partager les informations entre les différents services.

Enfin des questions concrètes liées au RGPD : Pour avoir une liste à jour des clients qui acceptent réellement de recevoir un email, on conseille de faire un envoi à tous les détenteurs d'une adresse mail afin de recueillir leur consentement : Opt'In Actif.

Préau : Information sur le TMNLAB : groupe de réflexion et discussion autour des enjeux des évolutions du numérique. Réunit des directeurs, des RP des personnes du service de comm.

Nous n'avons pas évoqué la question des sondages, qui selon le Théâtre de Nice, pourraient permettre de cibler sa recherche de public et une mise en relation des réponses avec des spectacles ou des actions.

Enfin, pour en rire un peu, visualisez la chronique de Guillaume Meurice de France Inter, au salon du Big Data.

L'équipe gagnante du Quizz

• Patricia du Quartz Scène Nationale de Brest, équipé de Sirius depuis 2001
• Tarik du Volcan Scène Nationale du Havre, équipé de Sirius depuis 2005
• Béatrice, du Théâtre du Bois de l'Aune, à Aix-en-Provence, équipé de Sirius depuis 2016
• Adeline du Grand R, de la Scène Nationale de la Roche-sur-Yon, équipé de Sirius depuis 2017

Chaque membre de l'équipe gagnante a reçu un panier de produits locaux et après le forum (et la bouteille de champagne promise est en cours d'acheminement !)

LE DIAPORAMA

Merci à tous les participants pour la qualité de nos échanges et l'esprit de bonne humeur qui a présidé à ce 21ème Forum. A l'an prochain dans le sud de la France !

Merci à tous les participants au Forum Sirius 2018 !